Mawipex verzamelt en verwerkt persoonlijke informatie van haar klanten, leveranciers, personeel, zelfstandige medewerkers,..... Voor Mawipex is het beschermen van de privacy een belangrijk strategisch doel en Mawipex zet zich in voor het respecteren van de privacy en het op gepaste wijze beschermen van de persoonsgegevens.
Het waarborgen van de naleving van de algemene verordening gegevensbescherming vormt de basis van betrouwbare zakelijke relaties en is essentieel voor de reputatie van Mawipex als een aantrekkelijke zakenpartner en werkgever. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht en is zij van toepassing op Mawipex en op iedereen die in opdracht van Mawipex persoonsgegevens verwerkt.
Het privacy beleid (‘Beleid') definieert de aanpak van Tectum Group om de bescherming en het beheer van persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG te waarborgen en biedt duidelijke richtlijnen voor éénieder die zich bezighoudt met de verwerking van persoonsgegevens in opdracht van Tectum Group.
Het doel van dit Beleid bestaat erin om de persoonsgegevens te beschermen door de betrokkenen instructies te geven over het verzamelen en het verwerken van deze persoonsgegevens.
Dit beleid is bijkomstig aan, en vervangt noch vernietigt, specifieke vereisten inzake gegevensbescherming of regels met betrekking tot de vertrouwelijkheid die van toepassing kunnen zijn op een specifiek bedrijfsdomein of functie, ingevolge de hierop van toepassing zijnde wetgeving.
Dit beleid is geschreven voor Tectum Group en voor éénieder die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Tectum Group, inclusief werknemers, studenten, stagiaires, uitzendkrachten, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, freelancers, partners en vennoten. Dit Beleid is bedoeld voor éénieder uit elke discipline die professionele diensten verstrekt aan klanten alsook voor éénieder die interne diensten verstrekt.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke person (‘betrokkene'). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een gegeven zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online gegeven of één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijk persoon.
Gevoelige persoonsgegevens zijn persoonsgegevens in verband met een natuurlijke persoon waaruit zijn ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, seksueel gedrag, seksuele geaardheid, genetische en biometrische gegevens blijken, enkel en alleen met het doel de persoon te identificeren en met het oog op criminele veroordelingen.
Verwerking betekent een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke betekent een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker is een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Europa betekent, voor de doeleinden van dit Beleid, "de Europese Economische Ruimte en Zwitserland".
Gegevensverwerkingsovereenkomst betekent een overeenkomst of elk ander type juridisch instrument dat voorwaarden bevat met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, als onderdeel van een overeenkomst voor professionele diensten.
Inbreuk in verband met persoonsgegevens betekent een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
Zoals hierboven aangehaald, is het doel van dit Beleid om richtlijnen te verschaffen met betrekking tot het correct verwerken van Persoonsgegevens. Ongeacht welk type van Persoonsgegevens wordt verwerkt en ongeacht op welke manier deze Persoonsgegevens worden verwerkt moet éénieder de volgende 8 basisprincipes naleven:
Persoonsgegevens moeten verzameld en verwerkt worden op een rechtmatige en behoorlijke wijze. In praktijk betekent dit dat Tectum Group:
Persoonsgegevens moeten verzameld worden voor uitdrukkelijk omschreven doeleinden. In de praktijk betekent dit dat Tectum Group:
Persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend zijn en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is. In praktijk betekent dit dat Tectum Group zich ervan moet verzekeren dat:
Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Onnauwkeurige en verouderde gegevens moeten worden verwijderd of aangepast. In de praktijk betekent dit dat Tectum Group;
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is. Van zodra de Persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doeleinde waarvoor zij verzameld werden, dient deze informatie gewist te worden, tenzij er een andere basis is om deze persoonsgegevens te bewaren. In de praktijk betekent dit dat Tectum Group:
de duur voor het bijhouden van Persoonsgegevens zal moeten nagaan;
zal moeten overwegen voor welk doel de Persoonsgegevens worden bijgehouden en hoe lang de Persoonsgegevens hiervoor dienen te worden bijgehouden;
de persoonsgegevens op een veilige manier dient te wissen indien zij niet meer noodzakelijk is voor het vooropgestelde doel.
Persoonsgegevens moeten verwerkt worden rekening houdend met de rechten van natuurlijke personen, met name:
Elke betrokkene waarvan persoonsgegevens worden verwerkt, heeft deze rechten. Voor verdere verduidelijking in dit verband verwijzen we naar hoofdstuk 6.
Persoonsgegevens moeten op een veilige wijze bewaard worden. In de praktijk betekent dit dat Tectum Group:
Persoonsgegevens mogen niet overgedragen worden aan andere landen buiten Europa zonder toereikende bescherming. Dit betekent dat Tectum Group:
De meeste Persoonsgegevens die we verwerken zijn deze van onze klanten, leveranciers, sollicitanten, werknemers, zelfstandigen en onderaannemers. Hieronder worden de belangrijkste categorieën van Persoonsgegevens opgelijst die verwerkt worden en de doeleinden waarvoor deze verwerkt worden.
We verzamelen en verwerken de persoonsgegevens van onze klanten en onderscheiden hierbij 3 types van ‘Verwerking':
Persoonsgegevens verkregen van onze klanten voor het verstrekken van onze diensten
Er worden Persoonsgegevens verwerkt in het kader van de overeenkomst die de klant met ons heeft afgesloten.
Wanneer we diensten verstrekken aan onze klanten ontvangen en verwerken we Persoonsgegevens van hun werknemers, hun leveranciers en hun klanten. Dit is het geval in de meeste product lines. In sommige product lines worden persoonsgegevens op regelmatige basis verwerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Human Capital, Interim Management, Payroll services,..., waar gegevensbescherming nog meer aandacht verdient.
Wanneer we persoonsgegevens verwerken van onze klanten om onze diensten te verstrekken, zijn we een zogenaamde ‘verwerker' van Persoonsgegevens. Bijgevolg dient de Gegevensverwerkingsovereenkomst duidelijk de rol en verantwoordelijkheden te bepalen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens. Deze gegevensverwerkingsovereenkomst wordt standaard toegevoegd aan de algemene voorwaarden van onze overeenkomsten met onze klanten.
Alleen verantwoordelijken voor de klant krijgen toegang tot en kunnen de persoonsgegevens van de klant raadplegen in het kader van de verstrekking van diensten aan de klant. De toegang tot klantgegevens wordt geregistreerd en ‘ongeoorloofde toegang' tot Persoonsgegevens zal gerapporteerd worden.
Verder dienen we ons ervan te verzekeren dat de Persoonsgegevens zorgvuldig behandeld worden. In concreto betekent dit dat:
Het dient opgemerkt te worden dat sommige van deze principes niet alleen relevant zijn voor ‘Persoonsgegevens' maar voor ‘gegevens in het algemeen' die we van onze klanten ontvangen.
Persoonsgegevens verzameld van onze klanten voor administratieve doeleinden
Voordat wij diensten leveren aan nieuw klanten, zijn wij ingevolge onze acceptatieprocedures verplicht om bepaalde gegevens van de klant te verzamelen. Sommige van deze gegevens zijn Persoonsgegevens, zoals contactgegevens, informatie met betrekking tot het bestuur, kopieën van identiteitskaarten (in het kader van anti-witwaswetgeving),... Deze gegevens worden bijgehouden in onze acceptatiesystemen. Gelet op de gevoeligheid dienen deze gegevens goed beschermd te worden.
Van zodra wij onze diensten leveren, worden deze gegevens gebruikt voor facturatie en administratieve doeleinden en worden zij bijgehouden in onze interne ERP systemen en databanken. Onze klanten verwachten dat wij deze gegevens bijhouden om onze diensten aan hen te kunnen verstrekken. Deze gegevens betreffen voornamelijk administratieve gegevens. Het gevoeligheidsniveau is derhalve eerder beperkt. We dienen er echter zorg voor te dragen dat wij deze gegevens up-to-date houden en dienen te voorkomen dat deze publiek beschikbaar worden.
Persoonsgegevens verzameld voor commerciële doeleinden voor bestaande klanten en prospecten
We bewaren ook klantengegevens voor commerciële doeleinden in ons CRM systeem. Dit omvat gegevens van onze bestaande klanten, ex-klanten en prospecten. Deze gegevens worden gebruikt om commerciële opportuniteiten op te volgen, alsook voor direct marketing en mailings.
De klant moet geïnformeerd worden met betrekking tot het gebruik van zijn/haar gegevens voor commerciële doeleinden. Indien de klant het gebruik van zijn/haar gegevens niet toestaat voor commerciële doeleinden kunnen de gegevens hier ook niet langer voor gebruikt worden. De beste praktijk bestaat erin dat de toestemming een positieve actie van de betrokken persoon vereist (bijvoorbeeld: het aanvinken van een vakje in een formulier). Het is niet voldoende indien de toestemming wordt afgeleid uit een gebrek aan actie (bijvoorbeeld het uitvinken van een vakje dat reeds aangevinkt is).
Voor bestaande klanten is het toegestaan contactgegevens te gebruiken voor doeleinden van direct marketing aangezien we reeds een contractuele overeenkomst hebben met hen. Het belangrijkste aandachtspunt bestaat erin dat we geen boodschappen aan klanten meer toesturen indien zij er voor geopteerd hebben geen direct marketing boodschappen meer te ontvangen (een zogenaamde ‘opt-out'). Wanneer klanten voor deze ‘opt-out' opteren mogen zij niet meer gecontacteerd worden.
Persoonsgegevens van prospecten en ex-klanten kunnen enkel verwerkt worden op basis van hun toestemming.
Persoonsgegevens die worden achtergelaten door individuen op de website mogen verwerkt worden teneinde hen relevante informatie te verstrekken over onze diensten. Indien we hen direct marketing boodschappen willen sturen die niet gelinkt zijn aan hun vragen moeten we hiervoor hun expliciete toestemming verkrijgen.
We verzamelen en verwerken persoonsgegevens van potentiële kandidaten voor rekruteringsdoeleinden.
Gegevensverwerking voor rekrutering
In het rekruteringsproces worden Persoonsgegevens van sollicitanten ontvangen (bijvoorbeeld wanneer individuen hun CV uploaden op de website of hun CV via e-mail toesturen). De Persoonsgegevens van sollicitanten zullen bestaan uit identificatiegegevens en gegevens over onderwijs en opleiding. Deze gegevens kunnen verwerkt worden op basis van de toestemming van de sollicitant in kwestie en kan gedeeld worden met personen betrokken bij het rekruteringsproces binnen Tectum Group. De gegevens mogen niet gedeeld worden met andere partijen buiten Tectum Group.
Indien de sollicitant wordt aangeworven dienen zijn/haar gegevens verwerkt te worden in het kader van de arbeidsrelatie of de zelfstandige samenwerking. Indien de sollicitant wordt afgewezen, dienen zijn/haar gegevens gewist te worden met inachtneming van de vereiste retentieperiode, tenzij de sollicitant ermee heeft ingestemd dat zijn/haar gegevens bewaard blijven met het oog op toekomstige rekruteringsprocessen.
We verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze eigen werknemers voor HR doeleinden.
Gegevensverwerking voor HR doeleinden
Alle organisaties, inclusief Tectum Group, beheren persoonsgegevens van hun werknemers ten behoeve van payroll, evaluatie, loopbaanevolutie,... De privacy verklaring voor werknemers verduidelijkt de gegevens verwerkt door Tectum Group, alsook hun doeleinden en de rechten van de betrokkenen. Specifieke richtlijnen zijn verstrekt aan de interne HR afdeling om deze gegevens op de juiste wijze te beheren.
We verzamelen en verwerken Persoonsgegevens van de zelfstandigen en onderaannemers voor facturatie doeleinden.
Gegevensverwerking voor facturatie doeleinden
De gegevens worden gebruikt voor facturatie en administratieve doeleinden en worden bijgehouden in onze interne ERP systemen en databanken.
De privacy verklaring voor zelfstandigen en onderaannemers verduidelijkt de gegevens verwerkt door Tectum Group, alsook hun doeleinden en de rechten van de betrokkenen. Specifieke richtlijnen zijn verstrekt aan de interne boekhouding afdeling om deze gegevens op de juiste wijze te beheren.
Als organisatie die persoonsgegevens verwerkt, heeft Tectum Group de verplichting om bepaalde inbreuken met betrekking tot Persoonsgegevens te melden aan de bevoegde toezichthoudende overheid uiterlijk 72 uur nadat zij er kennis van genomen heeft. Tectum Group moet eveneens een register bijhouden met Inbreuken op Persoonsgegevens.
Een inbreuk op Persoonsgegevens bevat meer dan louter het verliezen van Persoonsgegevens. Een inbreuk in verband met Persoonsgegevens betekent een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
Voorbeelden van inbreuken op Persoonsgegevens zijn:
Indien u vragen of bedenkingen heeft met betrekking tot dit beleid kan u contact opnemen met privacy@tectumgroup.be
